Фонд Полтавської обласної універсальної наукової бібліотеки імені І. П. Котляревського - універсальний, нараховує близько 5 млн. документів українською, російською, англійською, французькою, німецькою, польською, чеською та іншими мовами, в т.ч. понад 200 тисяч рукописів, стародруків, рідкісних та цінних видань. Склад і зміст фондів ПОУНБ розкривають каталоги та картотеки, створені як в традиційній картковій, так і в електронній формах.

Каталоги і картотеки бібліотеки імені І. П. Котляревського

Зорієнтуватись у фонді бібліотеки читачеві допоможе наявна система каталогів і картотек, які взаємно доповнюють одна одну й полегшують пошук тих чи інших потрібних видань.

Каталоги і картотеки містять картки, куди згідно з існуючими правилами бібліографічного опису занесені основні дані про кожен наявний у бібліотеці документ. На картці вказані: прізвище, ім'я, по батькові автора, заголовок книги, прізвище відповідального редактора, місце видання, рік видання, кількість сторінок, а також ряд інших потрібних відомостей.

Залежно від групування включеного матеріалу каталоги бібліотеки поділяються на три основних види: алфавітний, систематичний і предметний.

Алфавітні каталоги

Картки тут розставлені в алфавіті прізвищ авторів або заголовків книг, незалежно від їхнього змісту.

За допомогою алфавітних каталогів можна встановити: чи є у бібліотеці той або інший документ, скільки видань певного твору зберігається в бібліотеці.

До послуг відвідувачів такі алфавітні каталоги:

1. Генеральний. Відображає весь фонд бібліотеки. Має службовий характер, тому довідки читачеві видаються виключно через чергового бібліотекаря.

2. Читацький. Видображає літературу, видану з 1957 р. українською, російською та іноземними мовами.

3. Друкований (Каталог Полтавской городской публичной библиотеки: В 5 т.). Відображає видання, зібрані бібліотекою впродовж 1830-1910 років.

Систематичний каталог

Відображає літературу, видану з 1957 року. Картки в систематичному каталозі згруповані за галузями знань. Кожна група має роздрібнений поділ на певні логічні частини.

Користуючись цим каталогом, можна добрати літературу з тієї чи іншої галузі знань, з окремих проблем і тем, установити автора й точну назву документа, якщо читачеві відомий її зміст. Щоб швидко відшукати потрібний розділ систематичного каталога, радимо скористатися алфавітно-предметним покажчиком (АПП), який є своєрідним "ключем".

Предметний каталог

Відображає літературу, видану з 1926 року. Картки тут згруповані в алфавітному порядку предметних рубрик, що визначають зміст (предмет) документів. У середині рубрик також збережено алфавітний порядок авторів і заголовків.

Своєю алфавітно-предметною структурою предметний каталог до певної міри нагадує енциклопедичний словник. Самостійний розділ у ньому посідають "Персоналії", де описано літературу про історично визначних осіб.

Бібліотека також має каталоги:

1. Періодичних видань та видань, де зосереджені (в алфавітному порядку) дані про газети, журнали й продовжувані видання.

2. Авторефератів дисертацій(складений згідно з "Номенклатурою спеціальностей наукових працівників").

3. Нових надходжень (за поточний рік: алфавітний і систематичний).

Картотеки

Систематична картотека статей (СКС) відображає зміст періодичних і продовжуваних видань, випущених за останні три-п'ять років. В окремих випадках (краєзнавство, мистецтво, художня література й літературознавство) хронологічна глибина описаних матеріалів може бути більшою.

Структура картотек подібна до структури систематичного каталога. "Ключем" до СКС також є алфавітно-предметний покажчик.

В систему бібліографічних картотек Полтавської обласної наукової бібліотеки імені І. П. Котляревського входять: систематична картотека журнальних і газетних статей, картотека назв художніх творів, тематична картотека художніх творів, Зведений каталог періодичних та інформаційних видань, які передплачені провідними бібліотеками м. Полтави.

Систематична картотека статей (СКС) – один з основних елементів довідково-бібліографічного апарату бібліотеки, база довідково-бібліографічного обслуговування в режимі «запит – відповідь». Від якості її організації залежить ефективність задоволення потреб читачів у бібліографічній інформації. Тому систематична картотека статей є основною картотекою бібліографічного відділу. Її ведуть разом бібліографи бібліографічного відділу, а також бібліографи відділу технічної літератури та відділу обслуговування працівників сільського господарства.

СКС створена в середині 60-х років. Картки зберігаються в картотеці за останні 5-7 років. На даний момент хронологічне охоплення матеріалу складає з 2002 по 2009 рік, за винятком деяких відділів (наприклад, літературознавство, мистецтво, історія, де матеріал представлено за 80-ті – 90-ті роки). Картотека постійно поповнюється новими матеріалами, а застарілі систематично вилучаються.

СКС будується за тією ж схемою, що і Систематичний каталог (частина I) (СК) і є його продовженням. З деяких питань СКС є єдиним джерелом пошуку інформації, яка ще не знайшла відображення в монографічних трудах, підручниках. Вона є важливим засобом розкриття періодичних фондів бібліотеки.

Ведеться картотека на основі електронної Бази даних «Бібліографія», яка вміщує аналітичний опис газетно-журнальних статей з 1995 року і на даний момент складає 342000 записів.

Матеріал в картотеці розташований за схемою класифікації для обласних бібліотек з тематичними рубриками в середині основних розділів. Тематичні рубрики використовуються для відображення актуальних питань суспільно-політичного, економічного, культурного, наукового життя. В межах розділів картки розташовані в зворотно-хронологічному порядку. Виняток становить розділ «Літературознавство», в якому опис матеріалів розташовується за персональними рубриками письменників.

При зовнішньому оформленні СКС проводиться суцільна нумерація каталожних ящиків по вертикалі, на етикетках ящиків наводяться індекси ділень та назви рубрик в межах даного ящика. Для внутрішнього оформлення відділів, підвідділів, тематичних рубрик у картотеці застосовуються роздільники трьох видів: цетральні, лівосторонні, правосторонні.

До СКС і СК створено єдиний алфавітно-предметний покажчик (АПП).

Також бібліографічним відділом і відділом обробки літератури до 01.01.2009 р. велася картотека назв художніх творів. Призначення цієї картотеки – надати допомогу читачам в доборі художніх творів, якщо невідомий автор. Але у зв’язку з комп’ютеризацією бібліотечних процесів подальше ведення картотеки назв художніх творів втрачає свою актуальність. На вимогу читачів черговий бібліограф виконує такі довідки в автоматизованому режимі.

Бібліографічним відділом ведеться тематична картотека художніх творів. Вона дозволяє читачам самостійно підібрати художні твори, що були опубліковані в періодичних виданнях, передплачених Бібліотекою, з історичної тематики, а також детективи та фантастику.

СКС, картотека назв художніх творів та тематична картотека художніх творів розташовані у Залі каталогів та картотек на 2 поверсі Бібліотеки.

У відділі ведеться робота по складанню Зведеного каталогу періодичних та інформаційних видань, які передплачені провідними бібліотеками м. Полтави. Призначення Зведеного каталогу – надати відомості читачам про наявність періодичних видань (газет, журналів), які є в наявності у провідних бібліотеках м. Полтави.

Зведений каталог складається з двох розділів та ряду підрозділів:

I. Газети

1.1 Газети України
1.2 Газети м. Полтави та міст області
1.3 Газети зарубіжних країн

II. Журнали

2.1 Журнали України
2.2 Журнали зарубіжних країн

На початку Зведеного каталогу вміщено список бібліотек-учасниць з сиглами (умовними позначеннями), адресами, номерами телефонів.

Описи в Зведеному каталозі включають індекси періодичних та інформаційних видань за передплатними каталогами, назви видань, а також сигли бібліотек, які їх отримують.

В розділах матеріали згруповано за алфавітом назв.

Зберігається Зведений каталог у бібліографічному відділі і видається на вимогу читачів.

Картотеки відділу технічної літератури для читачів:

·       Алфавітна картотека періодичних видань відділу;

·       Тематична картотека періодичних видань відділу. Виконує довідково-інформаційну функцію.

·       Нумераційна картотека описів вітчизняних винаходів.

Картотеки відділу обслуговування працівників сільського господарства:

·       Картотека документів підвищеного попиту (за видами документів, в середині – за галузями);

·       Алфавітна картотека періодичних видань, які надходять до відділу;

·       Тематичні картотеки:

«Актуальні питання розвитку АПК» (за темами);

«Екологія» (за провідними питаннями екології та охорони довкілля);

«Безпека життєдіяльності людини» (за провідними проблемами безпеки);

«Вам, дачники» (за основними питаннями розвитку садівництва, городництва, квітникарства, вирощування і використання лікарських рослин).